Política de tratamiento de datos personales
La sociedad URUGUAY AMETHYST COLOMBIA SAS en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 del 2012, el Decreto 1074 del 2015 y la reglamentación expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, informa la política aplicable para el tratamiento de datos personales de personas naturales.
La presente política de tratamiento de datos personales establece: (i) los términos, condiciones y finalidades sobre las cuales URUGUAY AMETHYST COLOMBIA SAS efectúa el tratamiento de los datos personales obtenidos de sus accionistas, trabajadores –tanto directos como en misión-, colaboradores, clientes, consumidores, proveedores, contratistas, visitantes y fuerza de ventas; (ii) las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información recolectada; y (iii) los procedimientos establecidos para que los titulares de los datos o sus representantes puedan ejercer los derechos inherentes a la protección de datos personales. El responsable del tratamiento de datos es directamente la sociedad URUGUAY AMETHYST COLOMBIA SAS NIT 901.196.343-0, sociedad comercial domiciliada en la ciudad de Bogotá, D.C., ubicada en la calle 53 No. 17- 24 Telefono 6012173692, correo electrónico: uruguayamethystcolombia sas@gmail.com. La presente política de tratamiento de datos personales se sujeta a las previsiones del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1266 del 2008, la Ley 1581 del 2012, el Decreto 1074 del 2015, el capítulo II del título V de la Circular Única de la SIC, la Circular 2 del 2015 de la SIC y la sentencia C-748/2001 de la Corte Constitucional; acoge los principios de legalidad, libertad, finalidad, veracidad o calidad, transparencia, de acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en la legislación vigente y para su implementación e interpretación se rige por las definiciones legales.
I. TERMINOS, CONDICIONES Y FINALIDADES
Recolección de datos y autorización del titular. Para cumplir su objeto social de URUGUAY AMETHYST COLOMBIA SAS recauda de sus titulares -y según la categoría a la que corresponda cada uno de ellos-, como máximo la siguiente información personal: nombres y apellidos, número de documento de identificación, dirección de correspondencia, dirección de correo electrónico, teléfono, clasificación tributaria y datos reportando es el RUT, aparte de las derivadas de la relación comercial. La autorización se extiende a los datos que requieran la autorización por lo que se autoriza expresamente que URUGUAY AMTHYST COLOMBIA SAS almacene, procese y utilice información personal relacionada con datos privados, semiprivados y/o sensibles, de forma parcial o total, para los fines expresados en la ley y en la presente política. URUGUAY AMETHYST COLOMBIA SAS, no recolecta datos personales privados ni sensibles con fines de prospección comercial, su recolección corresponde al estricto cumplimiento de un deber legal y/o contractual y/o por razones de seguridad, y en caso de menores –niños, niñas y/o adolecentes- solo se limitará a recolectar datos de naturaleza pública, velando siempre por el uso adecuado de los datos personales de los menores de 18 años, garantizando el respeto en su tratamiento en interés superior de aquellos, asegurando el respeto a sus derechos. La forma de recolectar los datos es la siguiente: .- a través de las tiendas de manera directa por el personal encargado; los relacionados con la finalidad crediticia, a través de los asesores comerciales y/o coordinadores ventas catálogos, de manera directa, los relacionados con los proveedores, directamente por el área de compras; .- los relacionados con los contratistas, directamente por el área comercial; los relacionados con las ventas en línea, a través de la página web y las redes sociales. Tratamiento. La totalidad de la información que reposa en las bases de datos de la empresa es tratada de diversas maneras: desde la recolección, compilación, organización, procesamiento, sistematización, reproducción y almacenamiento, hasta su actualización, administración y uso en cumplimiento de las finalidades legales y de las señaladas en esta política de tratamiento de datos. Finalidad. Los datos recolectados son utilizados de manera exclusiva para el ejercicio del objeto social de URUGUAY AMETHYST COLOMBIA SAS, en consecuencia, la política de tratamiento de esta información solo responde al cumplimiento de obligaciones legales –incluidas las tributarias, laborales y de seguridad social-, y/o contractuales y/o razones de seguridad, y al manejo de información interna sobre contratistas, consumidores, colaboradores, fuerza de ventas, clientes y proveedores, esta última información con fines crediticios, de publicidad y prospección comercial, según sea el caso, a efectos de darles a conocer eventos organizados por la empresa y sus resultados, campañas publicitarias y participación de las marcas en actividades concretas, así como instrucciones, para lo cual -eventualmente– podrá realizar la transmisión internacional de datos personales. Vigencia. La política de tratamiento de datos de URUGUAY AMETHYST COLOMBIA SAS. está vigente desde el 01 de enero del 2.019, fecha en que se publicó en la página web de la empresa el aviso de privacidad sobre datos personales. Como mecanismo de información, cada vez que se presente una actualización a la presente política de tratamiento de datos, se comunicará vía correo electrónico a los titulares respectivos.
II. CONDICIONES DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
Para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información, URUGUAY AMETHYST COLOMBIA SAS cuenta con seguridad física en sus instalaciones y una adecuada tecnología que brinda protección razonable en los procesos de tratamiento de la información, designando funcionarios debidamente capacitados para ello. Además de lo anterior, proponemos como fundamento el uso de autorizaciones personalizadas para cada uno de nuestros trabajadores, clientes, y demás personas que en algún momento se vinculen con nosotros, así mismo proponemos por medio de nuestra red interna, comunicaciones masivas al personal administrativo y todos los jefes de área. La confidencialidad y la integridad de los datos almacenados en los sistemas de URUGUAY AMETHYST COLOMBIA SAS están protegidos por códigos de acceso y contraseñas que aseguran que solamente empleados autorizados tengan acceso. Adicionalmente, contamos con una política que todos y cada uno de los empleados de nuestra empresa están en la obligación de mantener, preservar y garantizar la veracidad y la calidad de los datos en los Sistemas de Información que utilicen para su trabajo diario. La Calidad de los Datos en las bases de datos o sistemas de Archivo es responsabilidad primaria de cada usuario de los Sistemas de Información. Su alteración, mal uso, o desactualización, será causal de graves sanciones. Ningún empleado, bajo circunstancia alguna, puede copiar datos para ser utilizados en Sistemas Externos a URUGUAY AMETHYST COLOMBIA SAS, prueba de esto puede causar su retiro de la compañía. Todos los empleados que manejen datos sobre clientes, están en la obligación de mantener actualizadas las Bases de Datos, con la última información sobre éstos. Campos en blanco o datos errados le pueden causar sanciones. Todos los empleados de nuestra empresa, así como para todos los clientes, asesores externos, personal temporal e invitados, quienes hagan uso de los recursos y servicios de Red y/o Telecomunicaciones provistos por URUGUAY AMETHYST COLOMBIA SAS. es mandatorio y de expreso cumplimiento observar y seguir la política de tratamiento de datos personales. Cualquier violación que se detecte a la confidencialidad, atentando contra la misma o se presente un tratamiento distinto al de la finalidad indicada en esta política, que implique adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, será investigada internamente de manera inmediata y, de ser necesario, reportada a las autoridades competentes. En todo caso, se reportará a la autoridad de protección de datos –dentro de la oportunidad legal- cuando se presenten incidentes o violaciones a la seguridad, o existan riesgos en el tratamiento de la información de los titulares, materia de protección de datos personales imparta la SIC. En general, impulsar y promover buenas prácticas en protección de datos. Cesión de las bases de datos. URUGUAY AMETHYST COLOMBIA SAS no cederá a terceros, a ningún título, ni transferirá sus bases de datos ni la información que las mismas puedan contener sobre datos personales, distinto del cumplimiento de sus obligaciones legales.
III. DERECHOS DE LOS TITULARES Y PROCEDIMIENTO PARA SU EJERCICIO
Los titulares de los datos tienen derecho en todo momento a conocer, acceder, actualizar y rectificar los datos, solicitar prueba de la autorización, ser informados del tratamiento, quejarse ante la Superintendencia de Industria y Comercio, así como solicitar la revocatoria de la autorización –en los casos en que proceda- y/o la supresión del dato, así: .- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, en relación con datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. .- Solicitar prueba de la autorización otorgada. Este derecho se podrá ejercer salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento. .- Ser informado, previa solicitud escrita, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales y acceder en todo momento a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. .- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato. Este derecho se podrá ejercer sin condición alguna, siempre y cuando corresponda a un dato que no sea necesario para el cumplimiento de un deber legal, que sea público o relativo al registro civil o los requeridos por entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales –para los cuales no se requiere autorización alguna-, y, en todo caso, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.. La solicitud debe cumplir los siguientes requisitos: .- Identificación completa del solicitante con indicación de nombres y apellidos y documento de identidad. .- Debe ser clara y precisa en cuanto al objeto de la misma, esto es: (i) conocimiento, actualización, o rectificación de los datos; (ii) obtención de la prueba de la autorización; (iii) información sobre el tratamiento; (iv) revocatoria de la autorización; o (v) supresión del dato. .- Indicación de la dirección física o electrónica dónde recibirá la respuesta. Si la solicitud cumple con estos requisitos deberá ser resuelta dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a su presentación, de lo contrario se le requerirá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su presentación para que subsane los defectos que se le indiquen, concediendo un término de diez (10) días para el efecto. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud y esta será archivada. La atención, análisis y respuesta a toda solicitud relacionada con el tratamiento de datos personales está a cargo de la Dirección General. Una vez tramitada la solicitud ante la empresa, el titular que se encuentre inconforme con la respuesta puede acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio, en procura de hacer valer sus derechos.
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